1. Задачи и полномочия
Комитету по обеспечению беспристрастности были поручены следующие задачи и полномочия для поддержки органов по оценке соответствия TÜV Thüringen e.V. в обеспечении их беспристрастности.
Термин «беспристрастность» относится к независимости, объективности и нейтральности органов по инспекции, сертификации и проверке TÜV Thüringen e.V. (далее именуемых органами по оценке соответствия) в их услугах по инспекции, сертификации и проверке, а также в их решениях по инспекции, сертификации и проверке.
В задачи комитета входит мониторинг выполнения политики качества TÜV Thüringen e.V. в отношении деятельности органов по оценке соответствия и обеспечение их беспристрастности и нейтральности в рамках аккредитованных процедур оценки соответствия.
Комитет по обеспечению беспристрастности имеет право инициировать и контролировать правила и принципы инспекции, сертификации и проверки для органов по оценке соответствия.
В задачи Комитета по обеспечению беспристрастности в процедурах оценки соответствия входят, в частности:
- Поддержка разработки основополагающих правил беспристрастности органов по оценке соответствия;
- Противодействие любым тенденциям со стороны органов по оценке соответствия допускать коммерческие или иные аспекты, препятствующие непрерывному и объективному проведению мероприятий по оценке соответствия;
- Консультирование по вопросам, влияющим на доверие к оценке соответствия, включая прозрачность и общественное восприятие;
- Утверждение принципиально новых правил процедуры оценки соответствия;
- Предложение принципиально новых процедур оценки соответствия;
- Получение сводного отчета о результатах ежегодных внутренних и внешних аудитов;
- Получение ежегодного отчета от руководства органов по оценке соответствия о деятельности органов по оценке соответствия, включая заявление о беспристрастности и комментарии к отчету;
- Не реже одного раза в год оценка беспристрастности аудитов, инспекций, сертификации и проверок, а также процессов принятия решений органами по оценке соответствия;
Созывание арбитражной комиссии в случае жалоб третьих лиц на решения органов по оценке соответствия, которые не были устранены органами инспекции, сертификации или проверки, или советом TÜV Thüringen e.V.;
Контроль за выполнением решений Комитета по беспристрастности органами по оценке соответствия.
При условии, что роль Комитета по беспристрастности не ограничивается, ему могут быть поручены дополнительные задачи или обязанности.
Руководство органов по оценке соответствия обязано предоставлять Комитету по беспристрастности информацию, необходимую для выполнения им своих задач.
При выполнении своих задач Комитет обязан сохранять конфиденциальность всей информации, которую он или отдельные члены получают или создают в ходе своей деятельности.
Кроме того, члены должны гарантировать независимое и беспристрастное выполнение своих обязанностей. С этой целью члены подписывают декларацию о конфиденциальности и беспристрастности.
2. Члены
2.1 Членами Комитета по беспристрастности могут быть только лица, гарантирующие независимое исполнение этой функции. Членами Комитета по беспристрастности являются лица, понимающие значение работы органов по оценке соответствия для бизнеса и потребителей, способные оценивать последствия принимаемых решений и активно вовлеченные в профессиональную деятельность.
В состав Комитета по беспристрастности входят представители групп, заинтересованных в системе инспекции, сертификации и проверки, обладающие необходимой экспертизой для выполнения своих задач. Цель состоит в представлении сбалансированных интересов; личные интересы не должны преобладать.
2.2 Комитет по беспристрастности состоит как минимум из пяти членов, которые также должны представлять ключевые интересы, определенные органами по оценке соответствия. К таким интересам могут относиться: клиенты организаций и организаций по оценке соответствия, запрашивающих услуги инспекции, сертификации или проверки; представители отраслевых и торговых ассоциаций, регулирующих органов или других государственных органов, а также неправительственных организаций, включая организации потребителей.
Новые члены назначаются Комитетом по обеспечению беспристрастности, руководством органов по оценке соответствия или Советом директоров TÜV Thüringen e.V.
Решение о приеме члена принимает Комитет по обеспечению беспристрастности по согласованию с Советом директоров TÜV Thüringen e.V. Срок полномочий составляет три года.
Возможно переназначение, которое осуществляется решением Комитета.
Если член покидает свой пост до истечения срока полномочий, назначается замена до окончания срока полномочий замененного члена.
Член Комитета по обеспечению беспристрастности также покидает свой пост по собственному желанию или по уважительным причинам.
Важными причинами могут быть ситуации, когда условия, упомянутые в пункте 2.1, больше не выполняются, или когда имеет место поведение, наносящее ущерб целям устава. В этих случаях решение принимает Комитет по обеспечению беспристрастности.
2.3 Комитет по обеспечению беспристрастности избирает из числа своих членов представителя на срок его полномочий.
2.4 Членство в Комитете по обеспечению беспристрастности является добровольным.
3. Заседания
3.1 Члены Комитета по обеспечению беспристрастности приглашаются на регулярное заседание не реже одного раза в год представителями TÜV Thüringen e. V. по согласованию с руководством органов по оценке соответствия и представителем, с уведомлением о предварительной повестке дня.
Кроме того, представитель Комитета по обеспечению беспристрастности может созывать внеочередное заседание.
Комитет по обеспечению беспристрастности также созывается по запросу более половины его членов или органов по оценке соответствия.
3.2 Помимо своих членов, в заседаниях Комитета по обеспечению беспристрастности также участвует руководство органов по оценке соответствия.
3.3 Члены Комитета по обеспечению беспристрастности могут осуществлять свое право представительства, будучи представленными лицом, которое также представляет ключевые интересы данного члена на конкретном заседании. Передача права голоса осуществляется для конкретного заседания и должна быть оформлена в письменной форме (допускается также электронная почта).
3.4 Руководство органов по оценке соответствия имеет прямой доступ к Комитету по обеспечению беспристрастности.
3.5 На заседаниях Комитета по обеспечению беспристрастности право голоса имеют только члены Комитета по обеспечению беспристрастности или их назначенные представители. В случае представительства в соответствии с пунктом 3.3 право голоса ограничено максимум двумя голосами, принятыми от имени представителя. Право голоса в полном объеме осуществляется представителями от имени представляемых ими лиц.
4. Решения
4.1 Комитет по обеспечению беспристрастности принимает решения простым большинством голосов своих членов. Письменное голосование путем обращения к членам комитета эквивалентно личному присутствию или присутствию назначенных представителей на заседании комитета. В случае равенства голосов решающим является голос председателя Комитета по обеспечению беспристрастности.
4.2 Кворум комитета считается достигнутым, если в процессе принятия решений участвует более 50% его членов, имеющих право голоса.
4.3 Руководство органов по оценке соответствия должно учитывать решения при проведении оценки соответствия и информировать Комитет по обеспечению беспристрастности о любых проблемах с их исполнением. Если решения полностью игнорируются после неоднократных запросов Комитета по обеспечению беспристрастности, Комитет информирует Исполнительный совет TÜV Thüringen e.V. Если эта мера не исправляет ситуацию, Комитет по обеспечению беспристрастности имеет право, по согласованию с Советом директоров TÜV Thüringen e.V., уведомить соответствующий аккредитационный орган.
5. Регламент
Комитет по обеспечению беспристрастности может принимать регламент для своей текущей работы.
6. Роспуск
Комитет по обеспечению беспристрастности будет распущен без необходимости принятия формального решения, если в результате решения Совета директоров TÜV Thüringen e.V. аккредитация процедур больше не будет поддерживаться, начиная с даты истечения срока действия аккредитации.
7. Вступление в силу
Настоящий устав вступает в силу со дня его принятия Комитетом по обеспечению беспристрастности.